Occupation du bâtiment « ancienne école des filles »
Règles de convivialité et règlement d’ordre intérieur à l’établissement:
– DISPOSITIONS GÉNÉRALES
Article 1 – Objet
Le présent règlement a pour objet de déterminer les conditions dans lesquelles doit être utilisé le bâtiment « Ancienne école des filles », situé Village 27 à Stoumont
– UTILISATION
Article 2 – Principe de mise à disposition
L’école des filles a pour vocation d’accueillir la vie associative et de loisirs, telle qu’elle s’exerce au travers des différentes associations et entités
communales de la commune de Stoumont. Elle pourra, en outre, être louée à des particuliers ou à des organismes et associations extérieurs à la
commune pour des activités de loisirs : baptêmes, communions, fêtes de famille…
Article 3 – Réservation
La salle sera mise en priorité à disposition des différentes associations et écoles de la commune de Stoumont, dans le cadre de l’exercice de leurs
activités actuelles ou lors de manifestations, selon les modalités ci-après. Une priorité absolue est données aux activités portées par le comité des
fêtes de Stoumont telles que définies dans la convention de mise à disposition.
Lorsque l’agenda le permet, la salle est mise à disposition des privés, sans discrimination pour des activités liées aux loisirs (baptêmes, communions,
fêtes de famille…) ou à un cadre professionnel (team-building, conférences…)
Article 4 – Horaires
Le respect des horaires d’utilisation de la salle des fêtes est exigé pour son bon fonctionnement. La mise à disposition de la salle est consentie aux
heures et aux jours indiqués dans les conventions d’occupation.
En tout état de cause, le calme extérieur est requis à partir de 22H. L’arrêt total des activités est fixée à 3H du matin au plus tard.
Article 5 – Dispositions particulières
Usages réguliers :
Une convention d’occupation sera établie pour les utilisateurs réguliers de la salle. Un responsable sera identifié pendant toute la durée de
l’utilisation. Ce responsable sera le signataire de la convention de location. Les clés qui auront été remises au responsable en début de saison
devront être restituées à la fin de la saison. L’absence d’occupation doit obligatoirement être signalée au secrétariat du Fagotin et l’absence répétée
d’utilisation entraînera la suppression du créneau attribué pour la saison. De même, si le responsable contrevenait aux prescriptions mentionnées
dans le chapitre « usages exclus », la commune sera amenée à interrompre la mise à disposition de la salle.
Usages exclus :
La salle ne pourra être occupée pour des activités à visée politique. De même, aucune activité présentant un caractère immoral ne sera acceptée.
Ceci inclus les activités à caractère raciste, discriminatoire ou violent.
– HYGIENE – SECURITE – MAINTIEN de l’ORDRE
Article 6 – Mise en place, rangement, nettoyage
L’utilisateur devra laisser les lieux dans l’état où il les a trouvés à son arrivée. S’il constate le moindre problème ou dysfonctionnement à la prise de
possession des locaux, il devra en informer le gestionnaire.
Lumière, sonorisation : l’utilisateur est chargé de l’extinction des lumières et de la sonorisation après chaque activité ou manifestation. L’intensité
de la sonorisation respectera la quiétude du voisinage.
Chauffage : les utilisateurs sont tenu d’adopter une utilisation rationnelle de l’énergie.n’ont pas d’accès direct au réglage.
Vidéoprojection et écran : cette prestation fera l’objet d’une demande spécifique.
Nettoyage et rangement : Le nettoyage et rangement doivent être réalisés en surface.
– Pour ce qui concerne les utilisations régulières de la salle, il est demandé au responsable de veiller à ce qu’un balayage systématique de la
salle soit effectué à l’issue de l’activité, ceci par respect pour les utilisateurs qui lui succèdent dans les lieux.
– Tables, chaises : tout le matériel laissé à disposition sera remis à sa place initiale et ne saurait en aucun cas être sorti de la salle sans
autorisation préalable
– Cuisine : tous les appareils utilisés seront nettoyés. Le four et le réfrigérateur seront laissés ouverts et débranchés, sauf notification contraire
par le gestionnaire à la prise de possession des lieux.
– Sanitaires : ils seront restitués dans un parfait état de propreté
– Poubelles : tous les déchets devront être triés et repris par les locataires. L’évacuation des déchets non repris fera l’objet d’une facturation
spécifique.
– Extérieurs : le responsable utilisateur veillera à la propreté des abords de la salle et vérifiera que bouteilles, papiers ou autres déchets ont été
ramassés.
Espaces technique : L’accès aux espaces techniques et de stockage n’est pas autorisé, sauf accord préalable du gestionnaire
Article 7 : Sécurité
L’utilisateur reconnaît avoir pris connaissance :
– des consignes générales de sécurité arrêtées et s’engage à les respecter, capacité maximale autorisée : 50 places assises et 150 places
debout. Toute utilisation, hors ce cadre, devra faire l’objet d’une demande spécifique.
– de l’obligation de maintenir les portes de la salle fermées côté rue à compter de 22h00, afin de limiter d’éventuelles nuisances sonores au
voisinage.
Il est interdit :
– de procéder à des modifications sur les installations existantes,
– de bloquer les issues,
– d’introduire dans l’enceinte des pétards, fumigènes…
– de pratiquer seul une activité dans la salle en dehors de la présence du responsable,
– de fumer à l’intérieur du bâtiment,
– d’utiliser les locaux à d’autres fins que celles prévues dans les termes de la convention de location.
Article 8 : Maintien de l’ordre
Les responsables des activités associatives et organisateurs de manifestations sont chargés de faire régner la discipline, d’assurer la surveillance
des entrées et déplacements, et de veiller à l’évacuation des locaux en fin d’utilisation. Toute personne se livrant à des actes susceptibles de créer
un désordre ou une gêne pour les utilisateurs pourra être expulsée immédiatement.
– ASSURANCES – RESPONSABILITÉS
Article 9 – Assurances
Chaque utilisateur devra justifier d’une police d’assurance couvrant sa responsabilité pour les accidents corporels et matériels pouvant survenir à lui-
même comme aux tiers (responsabilité civile) Le gestionnaire est déchargé de toute responsabilité pour les accidents corporels directement liés aux
activités et pouvant intervenir pendant l’usage de la salle, ainsi que pour les dommages subis aux biens entreposés par les utilisateurs. De même,
elle ne saurait être tenue responsable des vols ou infractions de toute nature commis dans l’enceinte de la salle et ses abords.
Article 10 – Responsabilités
Les utilisateurs sont responsables des dégradations qu’ils pourront occasionner à la salle, ses abords et aux équipements mis à disposition par le
gestionnaire. Ils devront assurer le remboursement ou la réparation des dégradations et pertes constatées. Ils devront informer le gestionnaire de
tout problème de sécurité dont ils auraient connaissance, tant au niveau des locaux que pour le matériel à disposition.
– LOYER
Article 11 – Dépôt de garantie et loyer
Dépôt de garantie
CAS GENERAL :
Un dépôt de garantie sera exigé à chaque occupation. Le montant du dépôt de garantie sera fixé par gestionnaire en fonction de l’activité visée. Le
locataire versera ce montant au Fagotin avant le moment où les clés lui seront remises. En cas de dégradation ou de manquement constaté au vu de
l’état des lieux de sortie, la restitution de la garantie n’aura pas lieu. La restitution n’interviendra qu’au terme du paiement des frais de remise en état
par le locataire. Dans les autres cas, il sera rendu au locataire.
CAS des ASSOCIATIONS LOCALES :
Les associations locales ne seront pas tenues de remettre un dépôt de garantie. Dans le cas où des dommages surviendraient, ceux-ci seront pris en
charge par l’assurance de l’association.
Location à titre gratuit
Le comité des fêtes de Stoumont dispose d’une mise à disposition gratuite de la salle pour les événements inscrits dans la convention communale.
Toutefois, le comité prendra en charge les frais liés aux charges du bâtiment (eau, électricité, gaz). Le nettoyage complet du site doit être effectué de
manière professionnelle.
En cas de manquement au nettoyage, la commune facturera à l’association les frais de remise en état sur la base de 30 euros l’heure de ménage
(somme revalorisable en fonction de l’inflation).
Location par une association locale
Les associations locales disposent d’un tarif préférentiel pour la location de la salle. Celui-ci couvre uniquement les frais administratifs, le gros
nettoyage et les charges du bâtiment.
Location à titre onéreux
Dans ce cas, la location s’effectuera au vu de :
– une demande de réservation en ligne via le site www.fagotin.be ou par téléphone au siège de l’association.
– la signature d’une convention de location
– un dépôt de garantie déposé à la remise des clés (sauf association locale)
– la production d’une attestation RC à jour (à la remise des clés)
– un versement correspondant au prix de la location
Les tarifs appliqués sont ceux fixés par l’asbl le Fagotin.
Charges
Les charges liées au bâtiment comprennent le gaz, l’eau et l’électricité. Les compteurs seront relevés par les utilisateurs à chaque entrée et sortie sur
le site au moyen du formulaire remis par le gestionnaire. Le montant de ces charges sera facturé au prix réel.
– DISPOSITIONS FINALES
De manière générale, les utilisateurs du site sont tenus de respecter les lois fédérales, régionales et communales.
Toute infraction au présent règlement sera poursuivie conformément aux lois et règlements en vigueur. Elle pourrait entraîner la suspension
provisoire ou définitive du créneau attribué. L’asbl Le Fagotin se réserve le droit de modifier ou de compléter le présent règlement à chaque fois
qu’elle le jugera nécessaire.